Dataretentiebeleid — SchoolFlow
Bewaartermijnen per gegevenscategorie. Uitgangspunt: niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het operationele doel (verzuim- en vervangingsafhandeling) of een wettelijke bewaarplicht.
| Gegevenscategorie | Tabel | Bewaartermijn | Toelichting |
|---|---|---|---|
| Actieve verzuimcase | absence_cases, absence_events | Duur van het verzuim + 12 maanden na afsluiting | Nodig voor eventuele nacontrole, herhaalpatronen en verantwoording richting school |
| Roosterimpact en vervanging | lesson_impacts, replacement_candidates, replacement_assignments | Gekoppeld aan de bijbehorende verzuimcase — zelfde termijn | Operationele geschiedenis, geen zelfstandige bewaarwaarde na afsluiting van de case |
| Telefonie-/e-mailintake (ruwe meldingen) | phone_call_intakes, email_intakes | 12 maanden | Alleen nodig zolang herleidbaarheid naar de case relevant kan zijn |
| Notificaties (verzendlog) | notifications | 12 maanden | Bewijs van tijdige communicatie, geen inhoudelijke medische data |
| Dagelijkse/wekelijkse statistiek | statistics_daily | 36 maanden, daarna geanonimiseerd bewaren voor trendanalyse | Geaggregeerde cijfers, laag privacyrisico; langere bewaring is gerechtvaardigd voor managementrapportage over meerdere schooljaren |
| Auditlog | audit_log | 24 maanden | Nodig voor verantwoording en incidentonderzoek |
| Medewerkersgegevens (stamgegevens) | employees | Zolang het dienstverband loopt + 12 maanden | Aansluitend op de gangbare bewaartermijn voor personeelsdossiers; de school blijft hier bronhouder |
| Gebruikersaccounts van het portaal | users (+ Supabase Auth) | Tot de school een account laat deactiveren, uiterlijk 3 maanden na einde dienstverband | Voorkomt ongebruikte, vergeten accounts met toegang |
Automatisering
SF 20 - SchoolFlow Privacy Retention is de aangewezen workflow om deze termijnen automatisch te handhaven (periodieke opschoning/anonimisering). Controleer bij oplevering aan een school dat deze workflow actief is en de termijnen uit deze tabel als parameter gebruikt — de exacte implementatie (harde verwijdering vs. anonimisering) verdient een korte code-review vóór de eerste productie-oplevering.
Uitzonderingen
Bewaartermijnen kunnen langer zijn indien:
- een lopend juridisch geschil of onderzoek bewaring vereist;
- de school zelf een langere, gedocumenteerde bewaartermijn hanteert conform haar eigen archiefbeleid (bijvoorbeeld op basis van de Selectielijst archiefbescheiden voor het onderwijs) — in dat geval prevaleert de instructie van de school conform artikel 3 van de verwerkersovereenkomst.
De genoemde termijnen zijn een redelijk voorgesteld uitgangspunt van Elhoucine Automation, geen wettelijke norm — stem ze af met de FG van elke school vóór productielevering.